Como medir la eficiencia de nuestra área de Cuentas por Cobrar.
Sin duda alguna el principal indicador que mide la actuación del departamento de Crédito y Cobranza son los días de rotación de cartera o más comúnmente conocido como Días Cartera o DSO (Days Sales Outstanding por sus siglas en inglés), este índice nos va a indicar cuantos días en promedio se está tardando una compañía en cobrar las facturas, generalmente este dato se calcula mes a mes para ir monitoreando el desempeño de la cuenta por cobrar, este cálculo puede hacerse tomando el saldo de las cuentas por cobrar en un periodo determinado y dividirlo entre la venta diaria promedio del mismo periodo.
DSO=(Total Cuentas por Cobrar / Total ventas del periodo)×Número de días del periodo.
Una vez que sabemos cómo obtener el dato de los Días Cartera, la siguiente pregunta es ¿Cómo sabemos si el resultado es bueno o malo?, esto lo sabremos comparando dicho resultado del DSO contra el dato del periodo de crédito al que estamos vendiendo, es decir si mis ventas a crédito están pactadas a 30 días y el resultado de DSO está a 35 días quiere decir que estoy tardando tan sólo 5 días más en recuperar lo cual es muy bueno, si por el contrario el resultado es de 55 días esto querrá decir que estoy tardando casi un mes más en cobrar mis cuentas lo cual sería un resultado deficiente, entonces, la actuación de nuestro departamento de Crédito y Cobranza será buena en la medida en que el valor del DSO sea cercano al plazo de crédito al que estoy vendiendo.
Es importante comentar que este indicador está hecho para las ventas a crédito por lo cual lo correcto es restar las ventas de contado ya que de incluirse estas, el resultado podría ser más bajo y esto sería impreciso al momento del análisis.
Lo normal es comparar este dato de DSO contra el mes anterior, al año anterior y contra el objetivo a fin de saber si vamos mejorando y en línea con las metas establecidas.
Esta métrica también se debe comparar con el periodo promedio de pago de nuestras cuentas por pagar, ya que pudiéramos estar pagando a nuestros proveedores a 45 días mientras que nuestra recuperación es de 55 días (siguiendo el ejemplo anterior), lo cual afectaría nuestro capital de trabajo, esto nos lleva a pensar que esos diez días de diferencia estarían cubiertos por algún financiamiento por el cual estaríamos pagando intereses afectando nuestros números de utilidad al final del periodo.
Otra métrica de la actuación del área de Cuentas por Cobrar es la Antigüedad de Saldos, la cual no es más que un reporte que muestra en bloques de columnas los importes de cartera que se encuentran al corriente, los que se encuentran vencidos de 1 a 30 días, de 31 a 60 días, de 61 a 90 días, de 91 a 120 días y a más de 120 días, con esta herramienta podemos obtener la porción o porcentaje de la cartera que se encuentra muy vencida y en riesgo de convertirse en incobrable, al utilizar esta herramienta permite a los analistas de crédito reaccionar ante cualquier amenaza de impago de cualquiera de los clientes y poner énfasis en la recuperación de aquellas cuentas atrasadas además de que partidas que tienen que provisionarse en la reserva de cuentas incobrables.
En conclusión, estas son las dos principales herramientas que nos darán una buena idea del performance de nuestro departamento de Crédito y mostrará los focos rojos que hay que solucionar en determinadas situaciones.
